Online-Meetings & Workshops: Learnings, Tipps, Tricks und Tools

Die Herausforderungen durch Covid-19 sind in der Tat zahllos. Als die Krise Mitte März 2020 unser Team traf, haben wir beschlossen, sie als eine Gelegenheit zum Lernen zu nutzen. Und wir haben uns gefragt: Wie können wir immer noch zusammenkommen und als Gemeinschaft Wirkung erzielen? Wie können wir unsere Bemühungen rund um Co-Learning, der Zusammenarbeit mit dem Ökosystem rund um Social Entrepreneurship und kollektive Wirkungs-Initiativen zum Wohle aller fortsetzen - wenn alle (Offline-)Veranstaltungen abgesagt werden müssen?

Die Antwort: Von einem Tag auf den anderen beschlossen wir, unser gesamtes Programm - vertiefende Workshops, Retreats und Gemeinschaftstreffen - virtuell zu gestalten.

Eintägige Workshops in Online-Erfahrungen zu verwandeln - kann das funktionieren?

Dabei fragten wir uns: Ist es überhaupt möglich, ganztägige Workshops in Online-Formate umzuwandeln, ohne die Vernetzung, die Leichtigkeit, den Lerneffekt, die Intensität und auch den Spaß eines "echten" Workshops zu verlieren? Es stellte sich heraus, dass es möglich ist. Dafür haben wir um Hilfe gebeten und die Online-Expertin Christa-Marie Münchow als Trainerin und Mitstreiterin gewonnen.

In diesem Blogbeitrag möchten wir unsere Erfahrungen, Tipps, Tricks und Tools mit Ihnen teilen: 

Index: Kernprinzipien der Schaffung interaktiver und wirkungsvoller Online-Events:

  1. WARUM PAUSEN SO WICHTIG SIND

  2. AGENDA DESIGN = INDIVIDUELL

  3. DIE GOLDENE REGEL DER 5 SCHRITTE
  4. INTERACTION = DER SCHLÜSSEL

  5. VISUALISIERUNG

  6. VERTRAUEN AUFBAUEN

  7. LEARNINGS, ERFOLGE UND MISSERFOLGE TEILEN


Kernprinzipien der Schaffung transformativer Online-Erfahrungen:

 

1. WARUM PAUSEN SO WICHTIG SIND

Online-Meetings brauchen - noch mehr als Offline-Meetings - Pausen und Unterbrechungen! Wenn Sie die Aufmerksamkeit und Energie Ihrer Teilnehmer nicht verlieren wollen, machen Sie mindestens stündlich eine Art Pause von etwa 5-10 Minuten.

Eine Pause kann bedeuten:

  • Eine wortwörtliche Pause: Stoppen Sie die Aufnahme und ermutigen Sie alle, eine kurze Pause zu machen, etwas zu trinken zu holen, auf Toilette zu gehen oder sich kurz im eigenen Wohnzimmer zu bewegen.
  • Eine körperliche Übung: Ob Sie sich gemeinsam strecken und dehnen, eine Atemübung machen, Yoga machen oder tanzen (Spaß haben ist erlaubtwink, mehr dazu unter Eisbrecher unten), es ist wichtig, dass Sie Ihre Teilnehmer körperlich aktivieren – davon profitiert auch das Gehirn! 
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  • Eine Offline-Übung: Lassen Sie die Leute ihre Kameras für einen Moment ausschalten und geben Sie Ihnen eine analog Aufgabe z.B. das Aufzeichnen eines Plans auf einem Blatt Papier. Bei Online-Besprechungen ist unser neurologischer Zustand sehr aufmerksam und das ist anstrengend! Wenn man den Teilnehmern erlaubt, für einen Moment offline zu sein, kann die Gesamtkonzentration gesteigert werden.
  • Eine richtige (Mittags-)Pause: Wenn Sie einen Workshop für einen ganzen Tag haben, müssen Sie eine echte Pause von mindestens 45 Minuten einplanen.

Die Vorbereitung ist auch für die Pausen entscheidend, planen Sie genug Zeit dafür ein. Gleichzeitig ist es wichtig, dass Sie nun nicht nach Perfektion streben! Bleiben Sie entspannt und versuchen Sie, mit Humor zu reagieren, wenn etwas schief geht. Denn, um ehrlich zu sein: Es ist wahrscheinlich, dass etwas nicht funktioniert oder die Dinge anders laufen als erwartet. Mit einer humorvollen, selbstverzeihenden Einstellung sind Sie bestens gerüstet.

 

2. AGENDA GESTALTUNG

Jede Online-Agenda muss individuell auf die Teilnehmer, das Thema und die Ziele der Veranstaltung abgestimmt werden. Es gibt keinen einfachen Copy & Paste-Entwurf für eine ansprechende und wirkungsvolle Online-Agenda.

Aber es gibt ein paar entscheidende Elemente für jedes Online-Meeting:

a) Check-ins:

Um Ihr Treffen, Ihre Versammlung, Ihren Workshop oder Ihre Klausur zu beginnen, braucht es dringend einen Moment der Begrüßung und Verbindung. Wenn Sie den Teilnehmern nicht erlauben, einander zu begegnen, oder ihnen nicht helfen, wirklich bei dem Meeting anzukommen, geht Potenzial verloren, noch bevor Sie überhaupt anfangen.

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<<IDEEN FÜR CHECK-INS (klicken Sie hier um mehr zu erfahren)>>

  • Der einfachste Check-in ist: Ermutigen Sie alle dazu, ihren Namen zu nennen und kurz zu teilen wie es ihnen geht.
  • Eine Weltkarte: Wenn sich Menschen aus verschiedenen Teilen der Welt treffen, teilen Sie Ihren Bildschirm, auf dem Sie eine Karte vorbereitet haben (z.B. in Powerpoint) und ermutigen Sie sie die Teilnehmer, zu zeigen, wo sie sich befinden (hier haben sie die Stempel innerhalb der "Kommentar"-Funktion im Zoom verwendet)
  • Lassen Sie sich vorab Fotos schicken, die die Teilnehmer selbst oder ihren Arbeitsbereich zeigen. Präsentieren Sie diese zu Beginn des Anrufs als gemeinsames Gruppenfoto (eine Art Collage dieser Einzelfotos). Die Botschaft lautet: "Wir können einander nicht live sehen, aber wir können uns gemeinsam auf diesem Bildschirm sehen."
  • Ein Wort-Check-in: Ermutigen Sie die Teilnehmer Ihres Meetings, ein Wort, das sinnbildlich für ihre Person steht, auf ein Blatt Papier zu schreiben und es vor die Kamera zu halten. Machen Sie einen Screenshot davon – so haben Sie bereits zu Beginn eine schöne Erinnerung und eine Verbindung auf persönlicher Ebene geschaffen.
  • Tanzen Sie miteinander: Das funktioniert gut, wenn die Gruppen entweder sehr spielerisch veranlagt sind oder sich bereits gut kennen. Warum nicht mit ein bisschen Spaß beginnen! (Um Musik in einem Online-Raum tatsächlich genießen zu können, müssen Sie zuerst die "Audio-Teil-Funktion" aktivieren)
  • Machen Sie eine imaginäre Reise: Bitten Sie die Leute, die Augen zu schließen und sich eine Situation vorstellen zu lassen, die mit dem Thema Ihres Workshops zusammenhängt. Dies muss nicht länger als 5 Minuten dauern, aber es hilft, die Teilnehmer zu erden.
  • Nehmen Sie sich einen Moment Zeit für eine kurze Mediation. Das hilft den Teilnehmenden, geerdet, konzentriert und offen für die Sitzung zu sein. Ermutigen Sie sie einfach, die Augen zu schließen und sich darauf zu konzentrieren, wie sie sich gerade fühlen. Das hilft beim Ankommen.
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  • Umfragen, um zu erfassen, wie es den Teilnehmern des Meetings geht: Wenn in Ihrer Sitzung viele Leute anwesend sind, ist das wirklich hilfreich. Fragen Sie sie, wie es ihnen durch Ihre Umfrage geht. Es macht es einfach, jeden als Menschen zu begrüßen, ohne zu viel Zeit zu investieren.
    • Wenn Sie Zoom verwenden, können Sie die integrierte Umfrage-Funktion verwenden. Dazu müssen Sie Umfragen in Ihren Kontoeinstellungen aktivieren (auf zoom.us unter Einstellungen)
    • Umfragen über Mentimeter (kostenlos für bis zu drei Fragen): Die Teilnehmer können mit ihrem Telefon (oder im Browser) abstimmen, Sie können die visuell angezeigten Ergebnisse per Screensharing freigeben.

 


Allgemeine Ratschläge für viele Check-in-, Check-out- oder Eisbrecher: So zeichnen / kommentieren / stempeln Sie auf Zoom: Die Möglichkeit per Zoom zu schreiben, malen oder stempeln finden Sie, wenn Sie in der oberen Leiste auf "Optionen anzeigen" und dann auf "Anmerken" klicken. Danach können Sie wählen, ob Sie zeichnen, die Stempel oder die Textfunktion verwenden möchten. Sie ist schnell erklärt und intuitiv zu bedienen. Und es regt die Kreativität an.


Es gibt unendlich viele Ideen und Möglichkeiten für gute und wirkungsvolle Check-ins. Unser Vorschlag: Seien Sie offen dafür, kreativ zu sein. Besonders schön ist es, wenn der Check-in mit dem Thema Ihres Online-Meetings verbunden ist. Je ansprechender ein Check-in, desto besser ist der Start in Ihre Online-Sitzung!

 

 

b) Check-outs:

Mit dem Einchecken beginnt Ihr Treffen, mit dem Auschecken schließen Sie den Kreis. Es wird empfohlen, dass Ihr Check-out mit Ihrem Check-in in Verbindung steht, um ein Gefühl der Vollständigkeit zu vermitteln.

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Einfache Check-Ins sind: Ermutigen Sie jeden Teilnehmer, 1 Wort / 1 Satz darüber zu teilen:

  • Wie die Sitzung für sie war
  • Welche Inspiration oder Ergebnisse sie aus der Sitzung ziehen
  • Was sie überrascht hat...

Sie können auch Umfragetools wie Mentimeter verwenden, um detaillierteres Feedback zu erhalten.

Es gibt eine einfach Idee, um die letzten Sekunden des Meetings in ein schönes Ereignis zu verwandeln: Ermutigen Sie die Teilnehmer sich zum Abschied zuzuwinken und dabei die Namen der anderen Teilnehmer auszusprechen. Das ist kurz und bündig und gibt ein schönes Gefühl der Anerkennung und Verbundenheit, bevor alle gehen. In einem „echten“ Meeting würde man ja auch nicht einfach grußlos den Raum verlassen wink.

Oder: Virtuell die Hände halten und ein Gruppenfoto davon machen!

 

 

 

3.    DIE GOLDENE REGEL DER 5 SCHRITTE

Vergessen Sie bei der Online-Zusammenarbeit nie, Platz für diese 5 Schritte zu schaffen:

  1. Erstellen / Entwickeln
  2. Präsentieren (geben Sie den Leuten Raum, ihre Ideen zu präsentieren!)
  3. Anerkennen (geben Sie Rückmeldung und bitten Sie andere Teilnehmer um Rückmeldung!)
  4. Vertiefen (stellen Sie Folgefragen, das spiegelt auch echtes Interesse wider)
  5. Teilen

Diese 5 Schritte sind besonders wichtig, wenn Sie etwas in Breakout-Gruppen entwickeln. Teams, die an einem bestimmten Thema arbeiten, sollten die Möglichkeit haben, zu präsentieren, Anerkennung zu erhalten, tiefer zu gehen und sich auszutauschen.

 

4.    INTERAKTION = Schlüssel 

Je interaktiver und engagierter, desto leichter ist es, zu lernen und aufmerksam zu bleiben (und desto mehr Spaß macht es). Es gibt viele Möglichkeiten für interaktive Sitzungen!

a) Breakout Gruppen:

Breakout-Gruppen sind eine wunderbare Möglichkeit, die Interaktion in Ihrer Online-Veranstaltung zu erhöhen. Man kann sich in kleineren Untergruppen treffen und sich tiefer und auf persönlicher Ebene austauschen.

<<Wie man BREAKOUT GRUPPEN verwendet (klicken Sie hier, um mehr zu erfahren!>>

  • Einrichten der Gruppen:
    • Hier erfahren Sie mehr über die Grundlagen der Einrichtung von Breakout-Gruppen im Zoom.
    • Wenn Sie eine Besprechung haben, bei der sich die Teilnehmer vorher in Zoom registriert haben (und Sie daher die E-Mail-Adressen haben), können Sie die Breakout-Gruppen vorbereiten.
    • Wenn Sie eine Besprechung haben, bei der sich die Teilnehmer nicht vorher im Zoom-Modus registriert haben, können Sie keine Breakout-Gruppen vorbereiten. Trick: Machen Sie eine Pause -> bereiten Sie sie gut vor, während Ihre Teilnehmer sich einen Kaffee oder Tee gönnen.
    • Tipp: Wenn Sie den Leuten die Möglichkeit geben, ihr bevorzugtes Thema für die Breakout-Gruppe auszuwählen, bitten Sie sie, ihre Wahl in Zoom zu ihrem Namen hinzuzufügen (sich selbst umzubenennen). Auf diese Weise ist es einfach, die Breakout-Gruppe zu erstellen.
  • “Spezialisten breakouts”:  Wenn die Teilnehmenden ein bestimmtes Thema verbindet, kann es sinnvoll sein, sie in einer Breakout-Gruppe arbeiten zu lassen. Das hilft die Dinge im Detail zu besprechen und die Ergebnisse anschließend im Plenum zu präsentieren.
  • Als Moderator / Host können Sie zu den Breakout-Gruppen beitreten, besonders falls Fragen auftauchen. Die Teilnehmer können Sie aus den Breakout-Rooms heraus „anrufen“, Sie können antworten oder direkt dazustoßen.
  • Breakouts sind ideal für agile Sprint-Arbeitsgruppen.
  • Wenn Ihre Breakout-Gruppen zeitlich strukturiert sind, z.B. 2 Minuten pro Teilnehmer, kann der Gastgeber über "Broadcast Message" Nachrichten an die Breakout-Gruppen schreiben. Sie können so den Teilnehmern den Zeitdruck erleichtern und ihnen die unterschiedlichen Themen und Aufgaben einfach per Nachricht senden: "Jetzt teilt Person 1 ihre Erfahrungen" – „Nun ist Person 2 dran" usw. Auf diese Weise ist die Breakout-Gruppe strukturiert, es ist einfach, sich an den Zeitplan zu halten, und die Teilnehmer kehren mit dem Gefühl, gehört worden zu sein, ins Plenum zurück.

 

b) Eisbrecher & andere Aktivierungen:

Besonders bei langen Treffen oder Workshops können Sie Ihren Teilnehmern helfen, konzentriert zu bleiben, indem Sie sie zu Übungen anleiten, die den Geist und den Körper aktivieren und entspannen. Es kann Wunder bewirken sich zu entspannen und einen informellen Moment der Verbindung zu haben.

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  • Speed-Dating unter den Teilnehmern: 2 bis 3 Personen; 1,5 Minuten pro Runde. Auf diese Weise können sich alle kennen lernen -> sie fühlen sich gehört und verbunden. Dies funktioniert gut mit der zufälligen Zuteilung zu den Breakout-Gruppen.
  • Gemeinsam singen: Es entspannt den ganzen Körper und Geist und baut Verbindung auf. Seien Sie mutig, es auszuprobieren!
  • Zusammen malen: Seien Sie kreativ und zeichnen Sie gemeinsam ein Bild zu einem Thema, das mit dem Workshop zusammenhängt (siehe oben "Wie man auf Zoom zeichnet"). Als Zusatz könnten Sie jeder Person 1 Wort oder 1 Satz (je nach zeitlicher Rahmenbedingungen) geben, um zu erklären, was er oder sie gezeichnet hat und was es für sie bedeutet.
  • Spiegel-Empathie-Übung:
    • Schritt 1: Der Moderator macht Bewegungen (bei laufender Musik) und alle anderen spiegeln die Bewegung (was bei vielen Teilnehmern schon ur-komisch aussieht und definitiv die Stimmung lockert)...
    • Schritt 2: Nach einer Minute wählt der Moderator eine andere Person aus, die die Bewegung für alle anderen vorgibt.
    • Schritt 3: Jeder folgt der Person seiner Wahl. Jeder führt, jeder folgt. Und plötzlich sind alle in Schwung! !

 

5.    VISUALISIERUNGEN

 

  • Inhalte visuell unterstreichen

    Es hilft dem menschlichen Gehirn, eine gewisse Visualisierung zu haben, um die konzentriert zu bleiben. Sie können dies mit Hilfe eines Whiteboards tun. Es ist auch möglich in dem Sie eine Präsentation teilen, ein Video abspielen oder werden Sie gerne noch kreative (siehe die Karte der Replikationsideen). Technische Hilfsmittel wie ein Tablett, das an Ihren Laptop angeschlossen ist, können helfen, die Präsentation zu glätten und schöne Whiteboards vorzubereiten (siehe unten)! Visuelle Reize erleichtern die Konzentration enorm!

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  • Räume schaffen:
    Ja, Sie befinden sich alle in verschiedenen Räumen, vielleicht sogar in unterschiedlichen Ländern. Indem Sie ein gemeinsames Thema oder Landschaftsbild haben, können Sie Ihren Workshop als Reise oder als Begegnung in einem Dorf gestalten (siehe Foto). Es hilft, konzentriert zu bleiben und gibt Orientierung - auf spielerische Art und Weise.
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  • Verwenden Sie Whiteboards:

    • Whiteboards eignen sich hervorragend zur Interaktion (Stempel & Malen), zur Visualisierung und zum kreativen Brainstorming! (Sehen Sie hier: Wie man auf Zoom zeichnet / schreibt oder stempelt.)
    • Sie können das Whiteboard in Zoom über die Schaltfläche "Bildschirm freigeben" aktivieren. Klicken Sie dann auf Whiteboard. Sie können Whiteboards im Voraus vorbereiten (aber schließen Sie die Sitzung danach nicht, da das Whiteboard dann möglicherweise nicht mehr vorhanden ist).
    • Zoom-Whiteboards sind auch in Breakout-Gruppen verfügbar! Sie können sie einfach speichern (drücken Sie "Speichern", rechte obere Ecke) und in den Hauptraum mitnehmen.
    • Tablets können helfen, Visualisierungen konkreter und greifbarer zu machen
    • Andere Option: Verwenden Sie Online-Whiteboards.

 

6.    VERTRAUEN ONLINE AUFBAUEN

Wie kann man online Vertrauen aufbauen? Vertrauen entsteht, indem man einander begegnet und etwas Bedeutungsvolles teilt, etwas, das einen persönlichen Wert hat. Sie brauchen Zeit, um Vertrauen aufzubauen! In dem Fall gilt: Beschleunigung durch Entschleunigung! Die Menschen brauchen Zeit miteinander, um gesehen zu werden, um etwas zu teilen, das ihnen wichtig ist. Etwas in einer Gruppe von 25 Menschen zu teilen, ist für manche vielleicht zu herausfordernd. Kleinere Gruppen sind dafür besser geeignet.

"Einfache" Beispiele für vertrauensbildende Aktivitäten während eines Online-Meetings:

 

  • Teilen Sie den anderen mit, wo Sie sind & zeigen Sie etwas von sich selbst (ca. 15 Minuten für 4 Personen)
  1. Runde 1 - Jede Person sagt, wo sie sich geographisch befindet und in welchem Raum sie sich befindet.
  2. Runde 2 - Jede Person wählt ein Objekt in seiner oder ihrer Nähe aus und teilt mit, was das  ist und welches Gefühl er oder sie damit verbindet.
  3. Runde 3 – Neugierde-Version - Jede Person ruft eine andere Person an und ist neugierig auf etwas, das sie im Raum dieser Person sieht. Diese Person muss dann eine wahre oder erfundene Geschichte in 1-2 Sätzen über die neugierige Person erzählen, über die sie etwas wissen möchte.
  • Was ist Ihre ganz besondere Stärke?
    Fragen Sie sie etwas Persönliches, z.B. was die eigene Superkraft ist, und teilen Sie dies mit. Sie können es sie zeichnen lassen oder einfach beschreiben. Das öffnet schon die Türen einander zu begegnen.
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  • Ein Objekt, das eine Geschichte erzählt:
    Laden Sie die Leute ein, einen Gegenstand in ihrem Zimmer in die Hand zunehmen und zu erzählen, welches Gefühl dieser Gegenstand auslöst. Auf diese Weise können alle etwas mitteilen, was ihnen persönlich am Herzen liegt, ohne dass sie zu viel Druck entsteht. Es ist eine unbeschwerte Art, etwas über den anderen zu erfahren und die Gelegenheit zu nutzen, dass wir uns alle in verschiedenen (privaten) Räumen aufhalten!
  • Buddy-Talk:
    Die Leute gehen zu zweit in einen Breakout-Raum und lernen sich kennen(verschiedene Möglichkeiten):
     
    • Eine Möglichkeit wäre der Fokus auf die größte Stärke des anderen. Man führt ein kleines Interview mit der anderen Person und später stellt der Buddy den anderen im Plenum mit dessen oder deren größten Stärke vor.
    • Einfach austauschen: Wer Sie sind, an welcher Herausforderung Sie arbeiten und welche Hoffnungen Sie an diesen Workshop knüpfen.
    • Sie können sie auch mit einer einfachen Anleitung in die Buddy-Breakout-Rooms schicken, z.B.: "Teilen Sie eine Sache, die Sie in letzter Zeit zum Lachen gebracht hat?"

Wenn Sie tiefer in die Frage eintauchen möchten, wie Sie online Vertrauen und dauerhafte Gemeinschaften aufbauen können, schauen Sie sich diesen Leitfaden von Ashoka ChangemakersXchange an.

 

7. LEARNINGS, ERFOLGE UND MISSERFOLGE TEILEN

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash.jpg

Unsere Arbeit virtuell zu gestalten, bringt viele Herausforderungen mit sich. Auf die eine oder andere Weise erleben wir alle augenöffnende Momente: wenn wir etwas Neues lernen und auch wenn wir scheitern. Das ist alles normal und es ist in Ordnung. Und es gibt einen Weg, das Beste daraus zu machen: Teilen Sie es mit anderen! Auf diese Weise können Sie Ihre Lernerfahrung nutzen und das Wissen und die Fähigkeiten in Ihrem Netzwerk, Ihrer Gemeinde oder an Ihrem Arbeitsplatz erweitern oder vertiefen.

Aus diesem Grund initiierte das Ashoka Europe Fellowship zu Beginn des Coronavirus-Ausbruchs wöchentliche 30-minütige "Sprint-Meetings zum Austausch von online Fähigkeiten". Alle Mitarbeiter aus Europa, Asien und Afrika konnten teilnehmen. Während dieser 30 Minuten kamen wir zusammen, um neue (lustige) Check-Ins und Check-Outs auszuprobieren, und in jeder Sitzung teilte einer unserer Kollegen, ein "interner Experte", seine oder ihre Erkenntnisse aus einer Online-Erfahrung. Von einander zu lernen und anderen offen von den Momenten zu erzählen, in denen wir erfolgreich waren UND auch von den Momenten, in denen wir gescheitert sind, hat uns einander näher gebracht und unsere Online-Fähigkeiten auf ein neues Niveau gehoben. Aus diesem Grund empfehlen wir jedem Team und jeder Organisation, die vor einer neuen Herausforderung wie dieser steht, von ganzem Herzen einen internen Prozess zum Austausch von Fähigkeiten. Nochmals vielen Dank an alle Kolleginnen und Kollegen, die in den vergangenen Wochen offen waren, ihre Erfahrungen und Erkenntnisse zu teilen!



Es gibt viele Möglichkeiten, aus einem Online-Workshop eine großartige Lern- und Gemeinschaftserfahrung zu machen, solange man einige Grundregeln beachtet und nicht vergisst, Zeit und Raum für menschliche Beziehungen zu lassen.

Ein großes Dankeschön noch einmal an Christa-Marie Münchow, die uns durch diese wunderbare Reise geführt hat, auf der wir unser Angebot an Offline-Workshops in sinnvolle Online-Erfahrungen verwandeln konnten!

Ich wünsche Ihnen allen viel Freude bei Ihren Online-Meetings!

Ihr Europe Fellowship Team!

Autorin: Martina Zelt

 

Weitere Leseempfehlungen:


Bildnachweis: Ashoka und Unsplash (Kopfzeile: von Chis Montgomery über Unsplash, letztes Bild: von Kelly Sikkema über Unsplash)

 

 

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